西宁会议服务基本范围

1、会议开始前，负责与会代表的登记，包括签到缴费、领取代表文件、会议文件等资料；
2、每次会议开始前，在入口处检查参会人员的证件；会议开始后，邀请摄影、摄影等工作人员离开会议厅，打开会议厅室的大门；
3、欢迎嘉宾，引导代表到指定席位；
4、记录会议的停止过程和代表的发言内容；
5、停止对要求发言的代表进行登记，并按登记顺序及时将名单交给会议负责人或会议秘书。注意记录所代表的姓名、所代表的国家、机构和发言顺序的要求。有的代表要求先安排发言时间，有的要求后，有的要求中等，有的不提要求。 6、代表演讲稿、声明、提案草案、修正案草案等。演讲通常在代表演讲期间分发。如果稿件没有到达，可以在负责人演讲总结时分发，也可以在下次会议开始前分发。为了保证记录的准确性，如果代表部门临时发言并有手稿，可以在演讲结束后向其借款，复制后立即退还；
7、随时准备提供必要的会议文件及相关材料，供讨论时参考；
8、每次会议开始前，检查灯光、室温、卫生、名牌、桌椅、纸笔、饮水杯、投影设备是否符合会议要求；
9、接听紧急电话并告诉所需通话人。会议厅室内的电话通常只闪烁，没有铃声。秘书应该轻声回答。其他人员应在会议厅室外接听电话，以免打扰会场。
10.会议服务负责人应检查声音翻译、警卫、电工等全体工作人员是否到位；电力、空调、音响、通风、同声传译等各种设备是否已检查，无问题待用。